Untuk menyampaikan penjelasan tentang suatu permasalahan, pemecahan masalah,untuk mengadakan perundingan terhadap suatu masalah perlu diselenggarakan rapat. Termasuk suatu kegiatan untuk menyamakan persepsi, melaksanakan koordinasi dan konsolidasi perlu diselenggarakan rapat. Oleh karena itu agar kegiatan tersebut dapat berjalan dengan baik perlunya seseorang yang bertindak sebagai pemimpin rapat. Pemimpin ini harus mengetahui duduk persoalan dan segala hal yang terkait didalamnya, baik yang diketahui dari pengamatannya sendiri maupun dari informasi orang lain.
Pemimpin rapat akan menentukan keberhasilan suatu rapat dan efektifitas kegiatan, sering kita temukan tipe-tipe pemimpin sebagai berikut:
1. Tipe otoriter
Tipe otoriter menganggap bahwa pemimpin adalah orang yang tahu segalanya, orang yang paling berkuasa. Pemimpin ini menganggap orang lain berada dalam kekuasaannya sehingga segala gerak langkah harus mengikuti kehendaknya. Pemimpin model ini tidak pernah memberikan kesempatan pada orang lain untuk memberikan pendapat, saran atau pandangannya. Sehingga kegiatan rapat hanya berjalan searah, yang mengakibatkan organisasi tidak bisa berkembang, statis karena hanya menunggu perintah dari atas.
2. Tipe demokratis
Tipe kepemimpinan ini memberikan kebebasan pada anggota untuk aktif dalam bicara dan menyampaikan saran, pendapat dan pandangannya. Anggota ikut menentukan tujuan dari suatu organisasi, pemimpin model ini berperan sebagai pembimbing, ia memberikan pengarahan, petunjuk, memberikan bantuan kepada para anggota organisasi. Pemimpin model ini terlibat langsung dalam proses interaksi.
3. Tipe liberal.
Pemimpin model ini cukup memberikan kebebasan pada anggota untuk menyampaikan aspirasi dan mengambil langkah-langkah sendiri dalam menghadapi suatu masalah. Pemimpin menyerahkan segala sesuatu kepada anggota, misalnya penentuan langkah-langkah, kegiatan-kegiatan yang akan diambil, sarana atau alat yang akan digunakan. Pemimpin liberal bersifat pasif, tidak ikut terlibat langsung dalam kegiatan organisasi, tidak mengambil inisiatif apapun. Pemimpin seakan hanya bertindak sebagai penonton saja.
Unsur-unsur rapat meliputi waktu, tempat, materi, peserta dan pemimpin satu sama lain saling keterkaitan. Waktu dan tempat harus jelas demikian pula hal-hal yang akan dibahas dalam rapat hendaknya sudah dirumuskan terlebih dahulu oleh panitia. Karena itu untuk membahas suatu materi diperlukan pemimpin rapat dan juga anggota. Pemimpin dan anggota saling keterkaitan, tanpa pemimpin anggota akan kehilangan arah, tanpa anggota siapa yang akan dipimpin.
Sering kali bila mengikuti rapat, kegiatan forum hanya didominasi oleh beberapa orang yang menyampaikan pendapat, terlibat langsung dalam diskusi, ada yang diam saja, atau ada yang sangat agresif. Ini semua merupakan dinamika dalam kehidupan berorganisasi, sehingga karena rapat itu adalah merupakan forum terbuka, maka setiap peserta rapat hendaknya menyiapkan diri dengan mental spiritual, tidak mudah terpancing oleh argumentasi orang lain. Pemimpin rapat hendaknya mengetahui beberapa macam tipe peserta rapat:
1. Tipe pemersatu
Tipe ini biasanya bertindak sebagai mediator, bila terdapat pandangan yang berbeda maka berusaha untuk menyatukan persepsi. Tipe ini mempunyai sifat jiwa besar, penuh pengertian, sabar, tekun, tholeransi yang besar.
2. Tipe pendengar.
Bersifat pasif, tidak terlibat dalam kegiatan organisasi, membiarkan orang lain untuk bicara, dan dirinya memilih untuk diam yang disebabkan karena kurangnya pengalaman, kurang pengetahuan, pemalu, kurang bergaul dan sebagainya.
3. Tipe pemberi semangat.
Tipe ini mempunyai kemauan dan kemampuan kerja yang cukup tinggi. Mempunyai moral dan disiplin kerja yang tinggi. Pandai membaca situasi, orangnya cukup berwibawa, disegani oleh siapa saja, oleh karena itu dia mempunyai pengaruh yang cukup besar di masyarakat.
4. Tipe pemberi informasi.
Sebagai penyalur informasi, pengetahuan dan wawasannya amat luas, orangnya mudah bergaul dan dapat dipercaya.
5. Tipe penyerang.
Tipe ini suka menyerang pendapat orang, atau memutus pembicaraan orang, dengan kondisi ini kadang menimbulkan permasalahan lain sehingga permasalahan semakin berkepanjangan dan sulit dicari jalan keluarnya. Bahkan kondisi ini yang sering menimbulkan perpecahan dalam suatu organisasi.
Agar rapat dapat berjalan dengan baik dan lancar serta menghasilkan keputusan yang mengakomodir kepentingan bersama, peserta rapat hendaknya menempatkan diri agar berfungsi dan berperan dengan baik:
1. Sebagai penyumbang pendapat.
Segala bentuk saran, usul dan masukan yang tidak diketahui oleh orang lain perlu disampaikan, termasuk kemungkinan kegagalan dan dampak negative dari keputusan yang akan dibuat. Untuk menyampaikan ini diperlukan keberanian, kemampuan berbicara agar dapat diterima orang lain. Banyak orang yang ahli tapi tidak berani atau tidak mau menyampaikan pendapatnya, sebaliknya banyak orang yang tidak tahu tapi menyampaikan pendapatnya yang sulit diterima oleh orang lain.
2. Sebagai penyimpul.
Setiap akhir rapat biasanya masih menjadi rumusan-rumusan mentah yang sulit untuk diterima, maka diperlukan rumusan-rumusan yang merupakan bentuk dari kesimpulan sehingga mudah dibaca, dipahami untuk selanjutnya dibuatkan keputusan untuk dilaksanakan.
3. Sebagai penyumbang data.
Rapat memerlukan data dalam wujud dan bentuk tertentu. Data dapat diperoleh dari berbagai pihak yang sudah disiapkan sebelum pelaksanaan rapat. Data disiapkan secara khusus oleh peserta untuk menghimpun,dan menyiapkan data yang diperlukan. Data dapat disampaikan dalam bentuk tabel, daftar, grafik, gambar dan sebagainya.
4. Sebagai pembantu.
Seorang pemimpin rapat biasanya membutuhkan pendamping, yang berfungsi untuk memberikan pertimbangan, pengarahan, membantu pembagian tugas organisasi, menyiapkan data, menyiapkan peralatan yang diperlukan, membantu mengolah data yang diperlukan. Biasanya pendamping pemimpin ini bertindak sebagai pemandu acara rapat. (Basrah Lubis, Drs. H, Retorika Da’wah, CV Primadinar, Jakarta, 1993: 36-41)
