Bila kita lihat dari akar kata bahwa rapat bermakna sempit lawan dari kata longgar. Namun justru sebaliknya ketika mengadakan rapat sesuatu yeng terasa sempit kemudian menjadi longgar. Beban pikiran yang seakan tertumpu hanya pada satu atau dua orang kemudian merata pada semua orang, sehingga beban dan tanggung jawab akan menjadin ringan. Rapat biasanya diselengarakan dalam suatu kelompok, organisasi tentu. Kita sering mendengar bahkan sering pula mengikuti acara rapat. Walaupun kadang ada orang yang selalu disibukkan dengan kegiatan rapat-rapat yang tidak ada ujung pangkalnya.
Rapat berfungsi sebagai arena urun rembug atau tempat diadakannya tukar pikiran dalam menyelesaikan suatu persoalan. Dengan kata lain bahwa rapat bukan arena untuk mencari kalah dan menang atau adu pendapat (debat) akan tetapi sebagai ajang musyawarah untukmencari mufakat. Sebagai konsekwensinya hasil suatu rapat adalah merupakan keputusan bersama yang mengikat seluruh anggota dalam suatu kelompok atau organisasi. Bila anggota dalam suatu kelompok atau organisasi melanggar maka dikenai sangsi.
Adapun diselenggarakan rapat mengandung maksud dan tujuan tertentu, adapun untuk mendapatkan hasil sesui dengan tujuan rapat maka ditentukan etika rapat sebagai berikut:
1. Suasana rapat terbuka.
Suasana rapat hendaknya diawali dengan sikap keterbukaan, dihindari dari sikap saling mencurigai. Setiap peserta harus bicara dengan obyektif, jujur, jangan berprasangka kepada peserta lainnya. Suasana rapat terbuka sehingga akan menumbuhkan rasa cinta kasih, saling menghargai, menghormati. Rapat dapat berjalan dengan luwes, tidak kaku dan dapat memberikan motivasi kepada peserta yang lain.
2. Tiap peserta rapat hendaknya berpartisipasi aktif.
Setiap rapat dikatakan hidup bila para pesertanya ikut aktif, ambil bagian dalam memecahkan persoalan-persoalan yang dihadapi.
3. Selalu mendapat bimbingan dan pengawasan.
Pimpinan rapat hendaknya dapat memberikan bimbingan, arahan dan kemudahan terhadap para peserta rapat. Pemimpin ratat juga dapat memberika pengawasan terhadap jalannya rapat sejauhmana peseta rapat ikut aktif. Pembicaraan harus diawasi oleh pemimpin rapat, agar pembicaraan tidak melenceng dari agenda rapat.
4. Hidari perdebatan.
Suatu rapat tidak akan berjalan dengan sukses bila terjadi perdebatan yang berkepanjangan, tanpa arah, masin-gmasing berupaya mempertahankan pendapatnya. Suasana rapat menjadi tegang, panas dan kaku. Akhirnya pebicaaraan hanya dimonopoli oleh peserta yang terlibat dalam perdebatan dan peserta lainnya pasif.
5. Pertayaan singkat dan jelas.
Pertanyaan yang diajukan hendaknya singkat dan jelas agar mudah dipahami oleh peserta lainnya, demikian pula menggunakan bahasa yang mudah dipahami oleh peserta lainnya.
6. Hindari terjadinya monopoli.
Pembicaaran jangan hanya dimonopoli oleh salah seorang saja, apalag oleh pemimpin rapat. Berilah kesempatan pada peserta untuk menyampaikan pendapatnya.
Jika kondisi rapat telah terbina seperti diatas maka tujuan rapat akan mudah dicapai, hal ini karena rapat mempunyai tujuan yang mulai. Adapun tujuannya antara lain:
1. Rapat penjelasan ialah rapat yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada anggota, tentang kebijkan yang diambil oleh pimpinan organisasi tentang prosedur kerja baru, untuk mendapat keseragaman kerja.
2. Rapat pemecahan masalah: bertujuan untuk mencari pemecahan suatu masalah, dikatakan sebagai problem solving apabila masalah itu pemecahannya berhubungan dengan masalah-masalah yang lain yang saling berkaitan. Masalah itu demikian sulitnya karena keputusan yang akan diambil mempunyai pengaruh atau akibat terhadap masalah yang lain.
3. Rapat perundingan: yaitu rapat yang bertujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan, mecari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak. (Basrah Lubis, Drs. H, Retorika Da’wah, CV Primadinar, Jakarta, 1993: 30-35)
Belajar dari kegiatan rapat akan membimbingan menjadi pemimpin yang bijak. Menghargai setiap pembicaraan, belajar santun dalam bersikap, tutur kata yang baik. Belajar untuk menjadi pendengar yang baik. Kebaikan bersumber dari segala arah demikian pula keburukan. Anak kecil bisa saja menampilkan kata dan perbuatan yang bijak. Orang dewasa tidak selamanya mengeluarkan kata dan perbuatan yang baik.
Kata dan perbuatan yang bijak tidak selamanya disikapi dengan baik, apalagi yang jelas tidak baik tentu akan menimbulkan problematika yang tidak akan pernah berakhir. Biasakan untuk memahami orang lain dengan memahami dirinya sendiri. Setiap diri ingin dipuja, dihargai dan tidak ingin dipojokkan, dihina dan disakiti. Memahami diri sendiri dengan baik akan membimbing dapat memahami orang lain.
